Понимание ситуации Консультантом
Дистрибьюторская компания занимается обслуживанием мебельных производств, поставляет им большой набор комплектующих. Бизнес существует более 15 лет, накоплен опыт, сформирована база постоянных покупателей и база постоянных поставщиков. Кроме того идет непрерывный мониторинг новой продукции и новых поставщиков для производства мебели, мониторинг новых производителей мебели.
В компании существует набор документов, регламентирующих деятельность сотрудников, но по мнению собственников, он устарел и требуется обновления. Кроме того, в компанию постоянно приходят новые сотрудники и для них нужна понятная и эффективная технология вхождения в должность. Набор документов, описывающих деятельность подразделений и специалистов компании, частично решает проблему вхождения в должность.
И самое важное, многие процессы в компании не регламентированы и происходят спонтанно и хаотично по инициативе самих работников или их руководителей. Сформулировать порядок принятия решений по формированию годового плана, по новому ассортименту, ценовой политике для групп клиентов - важная задача для топ-менеджеров.
Задачи
Подготовить пакет документов, описывающих весь набор стандартных, повторяющихся операций компании. Отдельное внимание уделить способам взаимодействия отделов, структуре документооборота, формам документов. Сформировать нормативы деятельности сотрудников для постановки текущего контроля и внедрения новой системы мотивации. Внедрить технологии и пакет документов.
Подходы
• Подробное знакомство с бизнесом предприятия;
• Анализ и документирование обязанностей, закрепленных за отделами компании, их руководителями и сотрудниками. Описание взаимосвязи отделов;
• Описание технологических инструкций операций, т.е. описание последовательности действий сотрудника при совершении типичных операций для получения запланированного результата в рамках закрепленных обязанностей;
• Определение нормативов выполнения операций по продолжительности, количеству, по последовательности и т.д.;
• Определение параметров документооборота. Какие документы сотрудники формируют, какие от кого получают и какие кому отправляют. Регламент документооборота, обмен документами между отделами, формы документов;
• Получение задания от собственников и технология формирования годового плана продаж. Действия руководителей отделов по адаптации годового плана для своих отделов;
• Формирование системы мотивации персонала, привязка оплаты труда к нормативам и технологиям компании;
• Подготовка Должностных инструкций на основании вышеперечисленных параметров;
• Апробирование технологий и документооборота, корректировка, исправление.
Результаты
• Определены обязанности сотрудников, зафиксированы в документах. Это вызвало вполне понятный позитивный импульс: "наконец мне рассказали, за что я отвечаю и что должен делать!";
• Описаны типовые операции: прием заказа от клиента, отгрузка товара, прием товара на склад, приведение инвентаризации и т.д.;
• Определены нормативы выполнения операций, последовательность, набор документов, возникающий при этом. Скорректированы либо сформированы заново формы документов, сформирована схема стандартного документооборота;
• Подробно обсуждена и описана технология взаимодействия собственников с топ-менеджерами компании: как задания должны быть трансформированы в продуктивный набор действий по их реализации. Поскольку компания дистрибьюторская, то задания по росту бизнеса должны быть трансформированы в новый ассортимент, новые каналы продаж, новых клиентов или группы клиентов - это при реализации схемы интенсификации бизнеса. При реализации экстенсивной схемы - в расширение географии продаж компании, выхода в соседние регионы.